Odpowiednie zarządzanie firmą, a także optymalizacja procesów w niej zachodzących, pozwalają zredukować koszty, a także zwiększyć przychody. Co więcej, dzięki właściwemu delegowaniu zadań można znacznie zwiększyć wydajność pracowników. Pozostaje jednak pytanie, jak delegować zadania?
Na miarę możliwości
Pozornie delegowanie zadań wydaje się być bardzo proste. Wystarczy bowiem zlecić konkretnej osobie wykonanie danej czynności i oczekiwać na efekty jej pracy. Niemniej jednak każdy, kto choć raz zajmował się delegowaniem zadań, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak trudny jest to proces. Przede wszystkim należy wziąć w nim pod uwagę możliwości pracowników. Zbytnie obciążenie jednego pracownika doprowadza do tego, że pracuje on nieefektywnie. Co więcej, w delegowaniu zadań trzeba zwracać uwagę na to, jakie kompetencje posiadają poszczególne osoby. Nie można bowiem wymagać od sekretarki, która nigdy nie miała do czynienia z finansami, prowadzenia księgowości. Jeśli osoba zarządzająca decyduje się na taki krok, to wcześniej musi zorganizować odpowiednie szkolenie przygotowujące do wykonywania obowiązków. Okazuje się więc, że delegowanie zadań ma charakter nie tylko krótkoterminowy, ale również długofalowy.
W firmie nie sposób bowiem planować z dnia na dzień – właścicielom potrzebne jest długoterminowa strategia rozwoju, która zawiera w sobie również podział obowiązków pomiędzy poszczególnych pracowników. Z drugiej jednak strony delegować zadania należy tak, aby w miarę możliwości ograniczać koszty. Często bowiem okazuje się, że pracownik jest w stanie wykonać w czasie pracy więcej obowiązków, niż wykonuje obecnie. Jest to częsty przypadek szczególnie wśród nowych pracowników, którzy początkowo wykonują pewne czynności wolniej, dopiero się ucząc. Co ciekawe, dotyczy to nawet specjalistów, którzy muszą poznać program oraz politykę, zgodnie z którą firma funkcjonuje. Niemniej jednak z czasem opanowują oni swoje zadania do perfekcji, dlatego też ich wykonanie zajmuje im znacznie mniej czasu. Warto wtedy pomyśleć o powierzeniu im innych obowiązków, powiązanych z tym, czym zajmują się w firmie.
Pomoc przy delegowaniu zadań
Delegowanie zadań na własną rękę może okazać się bardzo trudne, nawet jeśli zarządzający posiada odpowiednie przygotowanie merytoryczne. Nie chodzi bowiem tylko o rozplanowanie czasu pracy poszczególnych osób, ale również o dokładne zaplanowanie własnego dnia roboczego. Co więcej, delegowanie zadań staje się szczególnie problematyczne w dużych firmach, w których zatrudnionych jest wiele osób. Oczywiście, zwykle zatrudnieni są w nich również managerowie poszczególnych działów, jednak w ich przypadku również należy pomyśleć o efektywnym delegowaniu zadań. Pomóc w tym może odpowiedni program do zarządzania firmą.
Dzięki niemu wszystkie informacje zostaną zebrane w jednym miejscu, a osoba nadzorująca będzie mogła nadzorować efekty pracy większości zatrudnionych w firmie. Dobry program do zarządzania może łączyć w sobie różne moduły – księgowy, kadrowy czy magazynowy, co dodatkowo ułatwia codzienną pracę. Niemniej jednak program to jedynie elektroniczny twór – o wiele bezpieczniej będzie zaangażować do pomocy osobę, która posiada odpowiednie kompetencje, potrafi logicznie myśleć, a co najważniejsze ma duże doświadczenie w delegowaniu zadań. Mowa o wirtualnej asystentce, która jest w stanie pomagać osobom zarządzającym firmą w sposób zdalny.
Wirtualna asystentka sprawdzi się zarówno w przypadku dużych przedsiębiorstw, jak i małych, lokalnie działających firm. Co istotne, poza delegowaniem zadań, może one wykonywać także inne obowiązki, które tradycyjne wykonuje sekretarka. Umawianie spotkań, prowadzenie kalendarza, segregowanie poczty elektronicznej – to tylko niektóre zadania, jakie można jej powierzyć. Wirtualna asystentka może okazać się nieocenioną pomocą w zarządzaniu firmą i kreowaniu strategii na kolejne lata. Co ważne, swoje obowiązki wykonuje ona w sposób zdalny, co pozwala zoptymalizować koszty zatrudnienia, a zatem i prowadzenia działalności gospodarczej.